SMS Consent & Opt-in Policy
Volvera (a product of AscendCX LLC, Florida, USA) sends one-to-one appointment reactivation SMS on behalf of medical, dental and aesthetic clinics — only to patients who have already given documented consent to be contacted by their clinic.
How recipients opt in
- Consent is collected by the clinic, in writing, before any data reaches Volvera — through the clinic's patient intake / registration form, where the patient provides their phone number and agrees to receive appointment-related text messages from the clinic.
- Volvera requires the clinic to attest to and evidence this documented consent as a condition of service: contacts without documented consent are not imported and cannot be messaged. This is enforced in software — every outbound message is blocked unless a purpose-specific consent record exists for that recipient.
- Consent is purpose-specific: permission for appointment reactivation is stored and checked separately from any other purpose. Volvera does not send promotional or marketing content.
What is shared and sent
- The clinic shares only: first name and phone number. No clinical or health information ever enters the system.
- Messages never mention treatments, conditions or any clinical detail. Sample message text — draft copy; the pilot has not launched with any clinic yet: "Hola Ana, ¿retomamos tu cita pendiente? Responde SI y te proponemos hora. Responde STOP para no recibir más mensajes."
- Messaging is one-to-one and conversational. Recipients reply SI / YES to proceed with scheduling.
How recipients opt out
- Replying STOP unsubscribes the recipient immediately and permanently. The suppression is processed before anything else in the system, and every future send to that number is blocked automatically.
- Opt-out confirmation reply: "Has sido dado de baja y no recibirás más mensajes." (You have been unsubscribed and will not receive further messages.)
- Replying HELP / AYUDA returns: "Volvera — sistema de recordatorio de citas. Para dejar de recibir mensajes responde STOP." plus a contact email.
- Every message, consent record, suppression and outcome is logged and auditable.
Questions about this policy: hola@getvolvera.com
See the exact opt-in checkbox and consent language used at the point of collection: sample patient intake consent form →
Política de consentimiento y baja de SMS
Cómo se obtiene el consentimiento
- Lo recoge la clínica, por escrito, antes de que ningún dato llegue a Volvera — en su formulario de registro/admisión de pacientes, donde el paciente deja su teléfono y acepta recibir mensajes de texto relacionados con sus citas.
- Volvera exige a la clínica evidencia de ese consentimiento documentado como condición del servicio: sin consentimiento documentado, el contacto no se importa y no puede recibir mensajes. El software lo bloquea automáticamente.
Qué se comparte
- Solo nombre y teléfono. Nada clínico entra al sistema, y ningún mensaje menciona tratamientos ni motivos médicos.
Cómo darse de baja
- Respondiendo STOP: la baja es inmediata y permanente, se procesa antes que cualquier otra cosa, y el sistema bloquea todo envío futuro a ese número.
- Respondiendo AYUDA se recibe información de contacto y de baja.
Terms of Service (summary) · Términos del servicio
EN: Volvera provides appointment-reactivation messaging as a service to clinics. The clinic remains the owner of its patient data; data is limited to name and phone; upon termination, data is exported to the clinic and deleted from Volvera. Messaging frequency is low (conversational, appointment-related only). Message and data rates may apply.
ES: Volvera presta a clínicas el servicio de reactivación de citas por SMS. Los datos son de la clínica; se limitan a nombre y teléfono; al terminar el servicio se exportan a la clínica y se borran de Volvera. La frecuencia de mensajes es baja (conversacional, solo sobre citas). Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos del operador.
Privacy Policy (summary) · Política de privacidad
EN: Volvera processes the minimum data needed to reactivate appointments: first name, phone number, and the message history it generates. No health or clinical information is collected, stored or transmitted. Data is never sold or shared with third parties; it is used solely to provide the service to the clinic that owns it. Consent records, opt-outs and message logs are retained for compliance auditing. Contact: hola@getvolvera.com.
ES: Volvera procesa el mínimo dato necesario: nombre, teléfono y el historial de mensajes que genera. No se recopila ni transmite información clínica. Los datos no se venden ni se comparten con terceros; se usan solo para prestar el servicio a la clínica dueña de ellos. Los registros de consentimiento, bajas y mensajes se conservan para auditoría. Contacto: hola@getvolvera.com.