SMS Consent & Opt-in Policy
Volvera (a product of AscendCX LLC, Florida, USA) sends one-to-one appointment reactivation SMS on behalf of medical, dental and aesthetic clinics — only to patients who have already given documented consent to be contacted by their clinic.
How recipients opt in
- Consent is collected by the clinic, in writing, before any data reaches Volvera — through the clinic's patient intake / registration form, where the patient provides their phone number and agrees to receive appointment-related text messages from the clinic.
- Volvera requires the clinic to attest to and evidence this documented consent as a condition of service: contacts without documented consent are not imported and cannot be messaged. This is enforced in software — every outbound message is blocked unless a purpose-specific consent record exists for that recipient.
- Consent is purpose-specific: permission for appointment reactivation is stored and checked separately from any other purpose. Volvera does not send promotional or marketing content.
What is shared and sent
- The clinic shares only: first name, phone number, and last visit date. No clinical or health information ever enters the system.
- Messages never mention treatments, conditions or any clinical detail. Example of an actual production message: "Hola Ana, ¿retomamos tu cita pendiente? Responde SI y te proponemos hora. Responde STOP para no recibir más mensajes."
- Messaging is one-to-one and conversational. Recipients reply SI / YES to proceed with scheduling.
How recipients opt out
- Replying STOP unsubscribes the recipient immediately and permanently. The suppression is processed before anything else in the system, and every future send to that number is blocked automatically.
- Opt-out confirmation reply: "Has sido dado de baja y no recibirás más mensajes." (You have been unsubscribed and will not receive further messages.)
- Replying HELP / AYUDA returns: "Volvera — sistema de recordatorio de citas. Para dejar de recibir mensajes responde STOP." plus a contact email.
- Every message, consent record, suppression and outcome is logged and auditable.
Questions about this policy: hola@getvolvera.com
See the exact opt-in checkbox and consent language used at the point of collection: sample patient intake consent form →
Política de consentimiento y baja de SMS
Cómo se obtiene el consentimiento
- Lo recoge la clínica, por escrito, antes de que ningún dato llegue a Volvera — en su formulario de registro/admisión de pacientes, donde el paciente deja su teléfono y acepta recibir mensajes de texto relacionados con sus citas.
- Volvera exige a la clínica evidencia de ese consentimiento documentado como condición del servicio: sin consentimiento documentado, el contacto no se importa y no puede recibir mensajes. El software lo bloquea automáticamente.
Qué se comparte
- Solo nombre, teléfono y fecha de última visita. Nada clínico entra al sistema, y ningún mensaje menciona tratamientos ni motivos médicos.
Cómo darse de baja
- Respondiendo STOP: la baja es inmediata y permanente, se procesa antes que cualquier otra cosa, y el sistema bloquea todo envío futuro a ese número.
- Respondiendo AYUDA se recibe información de contacto y de baja.
Terms of Service (summary) · Términos del servicio
EN: Volvera provides appointment-reactivation messaging as a service to clinics. The clinic remains the owner of its patient data; data is limited to name, phone and last visit date; upon termination, data is exported to the clinic and deleted from Volvera. Messaging frequency is low (conversational, appointment-related only). Message and data rates may apply.
ES: Volvera presta a clínicas el servicio de reactivación de citas por SMS. Los datos son de la clínica; se limitan a nombre, teléfono y última visita; al terminar el servicio se exportan a la clínica y se borran de Volvera. La frecuencia de mensajes es baja (conversacional, solo sobre citas). Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos del operador.
Privacy Policy (summary) · Política de privacidad
EN: Volvera processes the minimum data needed to reactivate appointments: first name, phone number, last visit date, and the message history it generates. No health or clinical information is collected, stored or transmitted. Data is never sold or shared with third parties; it is used solely to provide the service to the clinic that owns it. Consent records, opt-outs and message logs are retained for compliance auditing. Contact: hola@getvolvera.com.
ES: Volvera procesa el mínimo dato necesario: nombre, teléfono, última visita y el historial de mensajes que genera. No se recopila ni transmite información clínica. Los datos no se venden ni se comparten con terceros; se usan solo para prestar el servicio a la clínica dueña de ellos. Los registros de consentimiento, bajas y mensajes se conservan para auditoría. Contacto: hola@getvolvera.com.